Teamassistenz im Sekretariat (m/w/d)

Wir suchen zum 01.04.2025 unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (39,83 Std./Woche; 2 * 19,915 Std./Woche) eine

Teamassistenz im Sekretariat (m/w/d)

Am Astronomischen Institut der Ruhr-Universität Bochum (AIRUB) forschen mehrere Lehrstühle/Arbeitsgruppen in den Bereichen Multiwellenlängen-Astrophysik, Kosmologie, Galaxienevolution und Radioastronomie. Zusammen mit dem Lehrstuhl Theoretische Physik IV bildet das AIRUB den Schwerpunkt Astrophysik/Astronomie in Forschung und Lehre.
Umfang: Teilzeit, Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum 01.04.2025
Bewerben bis: 24.11.2024

Ihre Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z.B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Gastaufenthalten
• Führung und Überwachung der Lehrstuhlfinanzen (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und - aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
• Projektmanagement von nationalen und internationalen Mittelgebern (DFG-Projekte, EU-Projekte, BMBF, ...)
• Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen, Verlängerungen, Finanzierungsänderungen)
• Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
• Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt)
• Unterstützung in der Organisation und Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und der Lehre

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
• Einschlägige Kenntnisse im Finanz-und Haushaltswesen (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, speziell in der Personalsachbearbeitung und der Verwaltung von Drittmitteln ist wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
• Sehr guter Umgang mit Standard-Software für Verwaltungsaufgaben (z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Mail Programme)
• Erfahrung im Bereich "Digitales Daten-und Dokumentenmanagement" einschließlich integriertem Finanz- und Buchungssystem ist wünschenswert
• Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
• Freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen