Sekretär/in (w/m/d) / 11945 / Klinik für Nuklearmedizin

Sekretär/in (w/m/d)
(Entgeltgruppe: EG 6 TV-L)
Einsatzbereich: Klinik für Nuklearmedizin
Stellen ID: 11945
Eintritt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit / 38,5 Std.
Vertragsart: Befristet
Befristung: 08.10.2025 Vertretungsregelung gem. §14 Abs. 1 TzBfG

Ihre Aufgaben

• Führung von allgemeinen Sekretariats-, Personalsekretariats-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben z. B. im Vorzimmer des Klinikdirektors
• Empfang, Bewirtung sowie Betreuung von Gästen und oder Patienten
• Selbständige Organisation und/oder in Zusammenarbeit mit anderen Instituten/Kollegen von verschiedenen Besprechungen, Arbeitstreffen, Projekten, Seminaren, Veranstaltungen, Kolloquien, Symposien sowie Erstellung von Protokollen und Ergebnisberichten in Deutsch (evtl. in Englisch)
• Vorbereitung verschiedener Reiseunterlagen, Personalunterlagen, Vertragswesen, Compliance-Unterlagen, Urlaubsanträge, Personalunterlagen
• Allgemeine Korrespondenz z. B. Fertigung von vertraulichen Schreiben nach Diktat oder Stichworten, auch in Englisch und per E-Mail sowie deren Verwaltung
• Terminorganisation, Dokumentenpflege, Nachhalten und Wiedervorlage von verschiedenen Bearbeitungsvorgängen
• Erstellen, Verwalten und Pflege von Listen, Dokumenten und Statistiken nach Vorgaben
• Schreiben von Arztbriefen, Berichten und Gutachten (vom Band)
• Entgegennahme von Telefonaten, Feststellung des Zuständigkeitsbereichs und Weiterleitung, telefonische Auskünfte, Befundübermittlung
• Begleitung bei Umsetzung und Fortsetzung von Social Media Themen
• Bestellwesen, Abrechnungswesen von medizinischen Leistungen
• Vorbereitung und Archivierung von Patientenakten
• Anfallende allgemeine Organisation, Patientenkoordination, Patiententerminierungen, technische Anmeldung in der Patientenanmeldung sowie Pflege des Terminplans/Belegungsplans
• Allgemeine Terminorganisation, Dokumentenpflege und -Verwaltung in der Patientenversorgung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder zur/zum Medizinische/n Fachangestellte/n, Zahnmedizinische/n Fachangestellte oder vergleichbares
• Bereitschaft zur Kooperation mit den unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik
• Sehr gute EDV-Kenntnisse mit gängigen Office-Programmen, Präsentationssoftware, Datenbanken und Dokumentationsverwaltung
• Sicher in der medizinischen Terminologie
• Einwandfreies Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind erwünscht
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit mit hoher Belastbarkeit
• Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten, Organisationstalent

Freuen Sie sich auf:

• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Eine Einstellung von mit Sachgrund befristeten Beschäftigten oder ehemals beim Universitätsklinikum Essen Beschäftigten ist auf diesen Stellen nach dem Gesetz für Teilzeit und befristete Arbeitsverträge (§14 Abs. 2 TzbfG) nicht zulässig., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet., Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.