Personalsachbearbeitung (m/w/d) in der Geschäftsbereichsleitung

Als moderne Großstadt im Ruhrgebiet arbeiten wir mit über 11.000 Beschäftigten und Nachwuchskräften gemeinsam an den Dortmunder Stadtzielen für ein Dortmund der Zukunft: lebenswert und vielfältig.
Einleitung
In den Kulturbetrieben Dortmund, einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung der Stadt Dortmund, ist in der Volkshochschule (VHS) als moderne kommunale Weiterbildungseinrichtung mit öffentlichem Bildungsauftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Personalsachbearbeitung (m/w/d) in der Geschäftsbereichsleitung
befristet bis zum 31.12.2027 in Teilzeit (50 %) zu besetzen.
Die Kulturbetriebe Dortmund bestehen aus den Geschäftsbereichen Kulturbüro, Bibliotheken, Museen, Musikschule, Dietrich-Keuning-Haus, VHS, Stadtarchiv und dem Dortmunder U. Das Büro der Geschäftsleitung ist die gemeinsame Serviceeinrichtung. Bis zu 40.000 Teilnehmer*innen nutzen jährlich das Programm- und Projektangebot der VHS, welches rund 4.500 Veranstaltungen umfasst.
Die ausgeschriebene Stelle befindet sich im Bereich der Geschäftsbereichsleitung der VHS Dortmund.
Die Ausschreibung richtet sich an Verwaltungsfachangestellte und Bewerbende, die den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen haben.
Die Planstelle ist nach Besoldungsgruppe Entgeltgruppe E 9a TVöD-V bewertet.

Aufgaben

• Sie bearbeiten die Personalangelegenheiten der VHS (Elternzeit, Ermächtigungen, Gesundmeldungen, Krankmeldungen, Personalstatistiken, Urlaubsplanung/-verwaltung)
• Sie pflegen das Zeiterfassungssystem und übernehmen dabei die Funktion des/der Zeitwirtschaftsbeauftragten (digitale Zeitwirtschaft)
• Sie arbeiten mit im Qualitätsmanagement
• Sie bereiten Tagungen und sonstige Veranstaltungen vor und unterstützen deren Abwicklung
• Sie arbeiten bei der Assistenz der Geschäftsbereichsleitung im Rahmen von administrativen, planerischen und organisatorischen Aufgaben mit (z.B. Einladungen, Erstellung von Unterlagen, Bewirtung, Tischvorlagen und Protokollführung) und übernehmen die Vertretung

Anforderungsprofil

• Sie bringen idealerweise schon umfangreiche Kenntnisse im Bereich der Zeitwirtschaft sowie Assistenz- und Sekretariatsarbeit mit bzw. sind bereit sich diese kurzfristig anzueignen.
• Sie besitzen eine große Kooperationsbereitschaft sowie Teamfähigkeit und haben darüber hinaus eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Bei der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben arbeiten Sie sorgfältig und genau.
• Im Rahmen der vielfältigen Kontakte treten Sie sicher, verbindlich und dienstleistungsorientiert auf.
• Sie sind aufgeschlossen und bringen Einsatzfreude mit.
• Sie arbeiten stets mit der gebotenen DiskretionDer sichere Umgang mit der bei der Stadt Dortmund eingesetzten Standardsoftware wird vorausgesetzt. Zudem setzen wir einen vorbehaltlosen, offenen und respektvollen Umgang gegenüber allen Teilnehmer*innen an der VHS voraus, unabhängig von ihrer ethnischen, religiösen und kulturellen Herkunft.

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit.
• Nach Absprache und nach entsprechender Einarbeitung besteht grundsätzlich die Möglichkeit von Homeoffice.
• Wir bieten Vergünstigungen durch ein Firmenticket und ein attraktives Angebot für Fahrradleasing an.
• Als TVöD-Beschäftigte*r erhalten Sie kvw Zusatzleistungen

Sonderhinweise
Für Fragen und Auskünfte zu dieser Stellenausschreibung steht Ihnen Herr Stephan Straub, Direktor der VHS, unter F (0231) 50-24732 gerne zur Verfügung.
Arbeitgeberin Stadt Dortmund
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Aufgaben in Teilzeittätigkeit wahrzunehmen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann - orientiert an den dienstlichen Erfordernissen - vereinbart werden.
Die Stadt Dortmund ist Trägerin des Prädikats Total E-Quality - Engagement für Chancengleichheit und Diversity. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ebenso erwünscht.
Wir sind eine welt- und kulturoffene Stadt. Es entspricht unserem Selbstverständnis, allen Menschen in der Stadt gleiche Teilhabe und Chancen auf allen Ebenen der Gesellschaft zu ermöglichen. Chancengerechtigkeit, Gleichstellung und der Umgang mit Interkulturalität sind daher notwendige und unverzichtbare Elemente unseres Verwaltungshandelns. Wir erwarten daher von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich mit dieser Zielsetzung identifizieren.
Ihre Bewerbung kann nur berücksichtigt werden, wenn Sie diese bis zum 21.02.2025 über unsere Karriereseite (dortmund.de/karriere) online einreichen. Die Erfassung per E-Mail oder Post übersandter Bewerbungen ist grundsätzlich nicht möglich.
Wir bitten zu beachten, dass Kosten, die Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder Ihrer persönlichen Teilnahme am Auswahlverfahren entstehen, leider nicht übernommen werden können.