Office Manager Reception & Accounting (m/f/d)

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WAS WIR SUCHEN

Die bitop AG ist ein international agierendes, stark wachsendes mittelständisches Biotech-Unternehmen. Unsere DNA sind „Extremolytes for life“ - so haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Welt und ihre Bewohner gesünder, glücklicher und schöner zu machen.
Für unseren Standort in Dortmund suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein enthusiastisches Organisationstalent als
Office Manager Empfang & Buchhaltung (m/w/d)
Für diese Position suchen wir eine kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sich durch außerordentliche Serviceorientierung und eine ein sympathisches professionelles Auftreten auszeichnet.

WAS SIE BEI UNS ERWARTET

Als Office Manager Empfang & Buchhaltung sind Sie sowohl intern als auch extern die erste Anlaufstelle für viele administrative Themen. Sie erwartet ein vielfältiger Aufgabenbereich als zentrale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens sowie als „Aushängeschild“ der bitop gegenüber Kunden, Geschäftspartner, externe Lieferanten und sonstige Gäste. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Empfang: Der Empfangsbereich ist Ihre Verantwortung, hier sorgen Sie für Ordnung und eine einladende Atmosphäre. Sie empfangen unsere Gäste freundlich und aufmerksam. Mit Ihrer gepflegten und offenen Ausstrahlung schaffen Sie einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens.
• Zentrale: Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und betreuen die Telefonzentrale - auf Englisch und Deutsch beantworten kompetent erste Fragen und nehmen Themen auf.
• Bewirtung: Sie managen unsere Betriebskantine sowie unsere Teeküchen. Sie sorgen dafür, dass unsere Besprechungszimmer jederzeit einsatzbereit sind und organisieren Verpflegung für Meetings.
• Lieferantenmanagement: Sie koordinieren externe Dienstleister und Lieferanten für verschiedene Bereiche, inkl. Catering, Getränke- und Kantinenausstattung, Büromaterial etc.
• Administration: Sie sind zuständig für das Fuhrparkmanagement, Facilitymanagement sowie für die allgemeine Vertragsverwaltung. Bei Bedarf übernehmen Sie Botenfahrten und erledigen sonstige administrative Tätigkeiten.
• Reise- & Eventmanagement: Sie buchen Flüge, Zugfahrten und Hotels für Ihre Kollegen. Für interne und externe Firmenveranstaltungen koordinieren Sie die Planung und Organisation
• Rechnungswesen: Sie unterstützen unsere Buchhaltung beim Stammdatenmanagement (Kreditoren & Debitoren). Sie kontieren und Buchen Kreditorenrechnungen und unterstützen bei der Weiterberechnung an Debitoren.
• Einkauf für interne Produktion: Sie führen die Wareneingangskontrolle und -buchung durch, überwachsen den Rohstoff-Bestand und sind zuständig für telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren Lieferanten.

WAS SIE AUSMACHT

• Für diese Aufgabe bringen Sie optimalerweise eine kaufmännische Ausbildung mit, bspw. Als Bürokauffrau/-mann, Reiseverkehrs-, Tourismus- oder Hotelkauffrau/-mann.
• Sie können mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Empfang/Sekretariat/Büromanagement vorweisen, wünschenswert wären außerdem grundlegende Kenntnisse in der Buchhaltung
• Sie sind geübt im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Sie verfügen über eine hervorragende Kommunikationsstärke und verfügen über sehr gute Deutsch- und mindestens gute Englischkenntnisse.
• Viel wichtiger als Ihre „Hard Skills“ sind uns jedoch Ihre persönlichen Qualitäten: Ihre Freude am Umgang mit Menschen zeigt sich durch Ihre fröhliche Art sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit.
• Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick runden Ihre zügige und sorgfältige Arbeitsweise ab.

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Eine abwechslungsreiche und interessante Aufgabe in einem erfolgreichen Biotech-Unternehmen mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten
• Ein Büro am schönen und modernen Dortmunder Standort, eingebettet zwischen Naturschutzgebiet und dem imposanten Industriedenkmal „Phoenix West“
• Ein großartiges Team mit engagierten zwei- und vierbeinigen Kollegen
• Einen kooperativen Führungsstil mit flachen Hierarchien sowie kurzen und schnellen Entscheidungswegen
• Eine Unternehmenskultur, die jung und innovativ ist, Enthusiasmus belohnt und Entwicklung fördert
• Leistungsgerechte Bezahlung sowie eine attraktive Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge
• Neben regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen diverse Benefits, unter Anderem:Unterstützung Ihrer Mobilität und Fitness: Gerne können Sie über uns Ihr Dienstfahrrad leasen (JobRad) und Ihr vergünstigtes Bus- und Bahnticket beziehen (JobTicket), außerdem können Sie gerne am standortunabhängigen Firmenfitness-Programm (Hansefit) teilnehmen
• Versorgung des leiblichen Wohls: Ihnen stehen eine subventionierte Betriebskantine sowie kostenlos frisches Obst, Kaffee & Wasser zur Verfügung

NOCH FRAGEN?

Sollten Sie Fragen zur Position oder Schwierigkeiten bei der Bewerbung haben, wenden Sie sich gerne an unsere Personalreferentin Chiara Bloemberg (hr@bitop.de).
Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie uns bitte ausschließlich über das Bewerbungsformular - nicht per Mail - zu.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

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Über uns

Die bitop ist ein international agierendes, stetig wachsendes, typisch mittelständisches und eigentümergeführtes Unternehmen. Unsere DNA ist „Extremolytes for life“ - so haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Welt und ihre Bewohner gesünder, glücklicher und schöner zu machen. Seit mehr als 30 Jahren produzieren wir mit modernster und nachhaltiger Biotechnologie einzigartige, natürliche Zellschutz-Moleküle, sogenannte Extremolyte. Diese faszinierenden Substanzen vertreiben wir weltweit als hochwertige Wirkstoffe für Hautpflege- und Gesundheitsprodukte. In unserer größten Business Unit „OTC Consumer Healthcare“ entwickeln und vertreiben wir extremolyte-basierte, innovative, stoffliche Medizinprodukte für unsere weltweiten B2B Kunden in der Pharma- und Consumer Healthcare Industrie.
Marktverständnis, Innovationskraft und Verantwortung gegenüber unseren Kunden und Mitarbeitern haben uns zum Weltmarktführer auf unserem Gebiet gemacht.
Wir sind ein motiviertes Team aus Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren, Produktionsprofis und engagierten Multitalenten, welches die Leidenschaft für Extremolyte und ihre Potentiale eint.

WHAT WE'RE LOOKING FOR

bitop AG is an internationally active, fast-growing medium-sized biotech company. Our DNA is “Extremolytes for life” - we have made it our mission to make the world and its inhabitants healthier, happier and more beautiful.
For our location in Dortmund, we are looking for an enthusiastic organizational talent as soon as possible as

Office Manager Reception & Accounting (m/f/d)

For this position we are looking for a communicative and friendly personality who is characterized by an extraordinary service orientation and a pleasant professional appearance.

YOUR MISSION WITH US

As our Office Manager Reception & Accounting, you are the first point of contact for many administrative issues, both internally and externally. You can expect a wide range of tasks as a central interface within the company and as bitop's “figurehead” for customers, business partners, external suppliers and other guests. Your main tasks include:

• Reception: The reception area is your responsibility, here you will ensure order and a welcoming atmosphere. You welcome our guests in a friendly and attentive manner. With your well-groomed and open charisma, you create a positive first impression of our company.
• Switchboard: You process incoming and outgoing mail and look after the switchboard - you competently answer initial questions and take up issues in English and German.
• Catering: You manage our company canteen and our tea kitchens. You ensure that our meeting rooms are always ready for use and organize catering for meetings.
• Supplier management: You coordinate external service providers and suppliers for various areas, including catering, drinks and canteen equipment, office supplies, etc.
• Administration: You will be responsible for fleet management, facility management and general contract management. If required, you will take on errands and other administrative tasks.
• Travel & event management: You book flights, train journeys and hotels for your colleagues. You coordinate the planning and organization of internal and external company events
• Accounting: You support our accounting department with master data management (accounts payable & receivable). You will assign and post accounts payable invoices and support the invoicing of accounts receivable.
• Purchasing for internal production: You will carry out incoming goods inspections and postings, monitor raw material inventories and be responsible for telephone and written correspondence with our suppliers.

WHAT MAKES YOU SPECIAL

• Ideally, you will have a commercial qualification for this role, e.g. as an office administrator, travel agent, tourism agent or hotel manager.
• You have at least 2 years of experience in reception/secretarial/office management; basic knowledge of accounting would also be desirable
• You are proficient in the use of MS Office, in particular Outlook, Word and Excel.
• You have excellent communication skills and a very good knowledge of German and at least a good knowledge of English.
• However, your personal qualities are much more important to us than your “hard skills”: Your enjoyment of working with people is demonstrated by your cheerful nature as well as your pronounced service orientation and ability to work in a team.
• Flexibility, a sense of responsibility and organizational skills round off your speedy and careful way of working.

WE OFFER YOU

• A varied and interesting role in a successful biotech company with lots of creative opportunities
• An office at a beautiful and modern location in Dortmund, embedded between a nature reserve and the impressive industrial monument "Phoenix West"
• A great team with dedicated two- and four-legged colleagues
• A cooperative management style with flat hierarchies and short and quick decision-making processes
• A corporate culture that is young and innovative, rewards enthusiasm and promotes development
• Performance-related pay and an attractive contribution to the company pension scheme
• In addition to regular training opportunities, we offer you various benefits, including
• Support for your mobility and fitness: you are welcome to lease your company bike through us (JobRad) and obtain your discounted bus and train ticket (JobTicket), aside from that you are also welcome to participate in the company fitness program (Hansefit), which is independent of location
• Catering for your physical well-being: a subsidized company canteen and free fresh fruit, coffee and water are available to you

ANY QUESTIONS?

If you have any questions about the position or difficulties with your application, please contact our personnel officer Chiara Bloemberg (hr@bitop.de).
Please only send us your application documents via the application form - not by e-mail.
We look forward to receiving your application!
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About us

bitop is an internationally operating, constantly growing, typically medium-sized and owner-managed company. Our DNA is “Extremolytes for life” - so we have made it our mission to make the world and its inhabitants healthier, happier and more beautiful. For more than 25 years, we have been producing unique, natural cell protection molecules, so-called Extremolytes, using the most modern and sustainable biotechnology. We sell these fascinating substances worldwide as high-quality active ingredients for skin care and health products. In our largest business unit “OTC Consumer Healthcare”, we develop and sell extremolyte-based, innovative, substance-based medical products for our global B2B customers in the pharmaceutical and consumer healthcare industries.
Market understanding, innovative strength and responsibility towards our customers and employees have made us the world market leader in our field.
We are a motivated team of business people, scientists, engineers, production professionals and committed multi-talents who are united by a passion for extremolytes and their potential.
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