Mitarbeiter*in im Büro des Rektorats (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (max. 39,83 Std./Woche = 100%) eine*n

Mitarbeiter*in im Büro des Rektorats (m/w/d)

Das Büro des Rektorats in der Abteilung Geschäftsführung und Relationship Management des Rektorats im Dezernats 1 (Hochschulentwicklung und Strategie) unterstützt die Universitätsleitung umfassend in allen administrativen Bereichen.
Umfang: Teilzeit, Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 28.02.2025

Ihre Aufgaben

• Gemeinsam mit Ihrer Kollegin sind Sie erste Kontaktstelle im Büro des Rektorats für Anliegen aller Art und erledigen selbstständig allgemeine Sekretariatsaufgaben (Büroorganisation, Sitzungsunterstützung, Beauftragung diverser Dienstleistungen, Pflege von Listen usw.).
• Das Terminmanagement der Rektoratsmitglieder liegt in Ihren Händen.
• Sie sind verantwortlich für Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Rektoratsmitglieder.
• Sie organisieren administrativ Veranstaltungen und Workshops des Rektorats.
• Sie unterstützen beim Kontaktmanagement (Datenbereinigung und Adresskorrekturen der Bestandsadressen).

Ihr Profil

• Idealerweise haben Sie eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen.
• Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
• Sie sind sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel etc.); idealerweise auch im Umgang mit gängigen CRM-Tools sowie Gremienmanagement-Softwarelösungen und Videokonferenz-Software. Insgesamt bringen Sie eine hohe EDV-Affinität und die Bereitschaft mit, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
• Sie verfügen über hervorragende bis muttersprachliche Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in der organisatorischen Betreuung von Gremien und/oder in der Unterstützung im Vorstandsbereich.
• Ihre Arbeitsweise ist dienstleistungsorientiert und durch ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Loyalität und Flexibilität geprägt.
• Sie arbeiten schnell, strukturiert und sehr zuverlässig.
• Sie sind freundlich, kommunikativ, bleiben auch in stressigen Situationen geduldig und haben ein souveränes Auftreten.
• Sie arbeiten gern im Team und sind in der Lage, Ihre Aufgaben eigenständig zu erledigen.