Lehrstuhlassistenz (m/w/d) im Sekretariat

Lehrstuhlassistenz (m/w/d) im Sekretariat

Wir sind ein internationales Team, das sich in Lehre und Forschung mit Approximate Computing, rekonfigurierbaren Beschleunigern für Anwendungen des maschinellen Lernens, Designautomatisierung für neue Technologien, Zuverlässigkeit und Fehlertoleranz von (Multi-) Prozessor- und eingebetteten Systemen beschäftigt. Insbesondere untersuchen wir die dynamische Rekonfiguration der Systeme für Energieeffizienz. Als Assistentin sind Sie Mitglied eines hochmotivierten, internationalen Teams und arbeiten eng mit den Forscherinnen zusammen. Sie kommunizieren auf Deutsch und Englisch und sind die Schnittstelle zur Universitätsverwaltung. Alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten im universitären Lehr- und Forschungsbetrieb, einschließlich der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, erledigen Sie selbstständig und zuverlässig. Durch Ihre administrativen und kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie wesentlich dazu bei, dass der Lehrstuhl „Eingebettete Systeme“ reibungslos und effizient arbeitet.
Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten.
Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 20.12.2024

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben am Lehrstuhl
• Universitätsinterne und -externe Kommunikation
• Zuverlässige und selbständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz
• Verwaltung und Überwachung der Haushalts- und Drittmittel (BMBF, DFG...)
• Rechnungsbearbeitung und Überprüfung aller Buchungsvorgänge
• Bestellung und Beschaffung von Geräten und Materialien
• Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen in Campus Office
• Vorbereitung von Personalunterlagen zur Einstellung neuer Mitarbeiter*innen sowie studentischer Hilfskräfte
• Reiseorganisation und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung für wissenschaftliches Personal
• Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Workshops, Konferenzen, Kolloquien und Gastvorträgen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort
• Sehr guter Umgang mit Standard-Software für Verwaltungsaufgaben (z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Mail Programme)
• Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
• Freundliches Auftreten