Einrichtungsverwaltung der Stationären Pflege (m/w/d) / Gerhard-Kersting-Haus (215/2024)

Miteinander füreinander da
Die GSE gehört zum sozialen Pulsschlag der Stadt - und das seit fast 140 Jahren. Nähe, Expertise im sozialen Bereich, hochprofessionelle Werkstattproduktion und überall ein familiäres Miteinander: Dafür stehen wir!
Zum Leistungsangebot der GSE gehören Wohn- und Pflegeeinrichtungen für Senioren und Pflegebedürftige, Seniorenwohnungen, Besondere Wohnformen und ambulant betreutes Wohnen für geistig und psychisch beeinträchtigte Menschen, Wohnangebote für Wohnungslose und anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen.
Mit rund 1.300 qualifizierten Beschäftigten in den sozialen Einrichtungen betreut die GSE derzeit etwa 1.200 Bewohner in den Pflege- und Betreuungseinrichtungen und rund 1.500 Werkstattmitarbeiter mit Behinderungen.
Werde mit uns Gemeinsam Sozial Engagiert!
Dein abwechslungsreicher Job

• Sicherstellung und Umsetzung der vom Träger vorgegebenen Verwaltungsprozesse
• Sicherstellung der Kostendeckung nach Abschluss des Aufnahmemanagements im fortlaufenden Kontakt mit allen Kostenträgern, der ZAST und Finanzbuchhaltung
• Mitwirkung im Forderungsmanagement
• Sichern eines reibungslosen Ablaufs innerhalb der Einrichtungsverwaltung sowie mit der ZAST und Finanzbuchhaltung
• Umsetzung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Bewohnerbezogene Aufgaben und Koordination von Arbeitsabläufen in der Einrichtungsverwaltung
• Durchführung aller Verwaltungsaufgaben im Rahmen der Bewohneraufnahme
• Anlage und Datenpflege des Bewohners mit fachbezogener Software
• Umsetzung des Schnittstellenkatalogs zur ZAST, monatliche Rechnungsstellung
• Kostensicherung/Forderungsmanagement
• Führung der analogen und elektronischen Bewohnerakten
• Barbetrags- und Verwahrgeldverwaltung
• Abwicklung der Korrespondenz mit Behörden, Kostenträgern, Angehörigen und vertretungsberechtigten Personen im Rahmen der Bewohnerverwaltung, eigenständig und im Auftrag
• Kassenführung nach Kassenverordnung (Bewohner- und Hauptkasse)
• Kontierung von eingehenden Rechnungen
• Personalbezogene Aufgaben
• Beteiligung an den Mitarbeitergesprächen der Rezeption und Rezeptionsmitarbeitenden mit erweiterten Aufgaben durch die Einrichtungsleitung
• Dienstplanung/Urlaubsplanung für die Einrichtungsverwaltung/Rezeption in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung
• Vertretung Rezeption bei fehlender Besetzung
• Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen (aller zugeordneter Stellen) in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung
• Elternzeitvertretung: Diese Stelle ist vorerst bis zum 26.08.2026 befristet
• Teilzeit: 31,2 Wochenstunden
• Beginn: 01.02.2025
• Bewerbungsfrist: 08.12.2024

Deine besten Voraussetzungen

• Du hast eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit (schriftlich und mündlich).
• Du hast eine ausgeprägte Empathie im Umgang mit den Bewohnerinnen und Bewohnern, Angehörigen, Betreuerinnen und Betreuern sowie mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Behörden und Institutionen.
• Du bist teamfähig, zuverlässig und flexibel.
• Du bringst sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Anwenderprogrammen (Word, Excel, etc.) mit.

Deine Vorteile bei der GSE

• eine attraktive Vergütung gem. TVöD, mit den Vorzügen des öffentlichen Dienstes
• Tarifurlaub gem. TVöD, für eine ausgeglichene Work-Life Balance
• eine jährliche Jahressonderzahlung gem. TVöD als zusätzlichen Finanz-Booster
• ein großes Angebot an Fort-und Weiterbildungsmöglichkeiten, um dein Wissen stetig zu erweitern und deine Karriere voranzutreiben
• eine betriebliche Altersvorsorge, um dich auch im Alter finanziell zusätzlich abzusichern
• ein familiäres Miteinander in unseren multiprofessionellen Teams
• viele Benefits wie z. B. das Jobticket oder das Jobrad