Document Controller (m/w/d)

1)Über die P² Plant & Pipeline Engineering GmbH:
P² Plant & Pipeline Engineering GmbH ist ein führendes, modernes und hochspezialisiertes Unternehmen im Bereich des Pipeline- und Anlagenbaus mit Sitz in Essen. Neben unserem Kerngeschäft in den Bereichen der Erdgas- und Öl-Versorgungsindustrie treiben wir mit unseren innovativen Lösungen die Entwicklung der zukünftigen nachhaltigen Energieversorgung insbesondere in den Bereichen Wasserstofftransport und Speicherung sowie LNG voran. Gemeinsam mit unseren Kunden tragen wir einen bedeutenden Anteil zur Energiewende und sicheren Energieversorgung bei.
Wir sind ein hochqualifiziertes Team aus Technikern und Ingenieuren und verfügen über langjährige und umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen diverser Engineering-Phasen. Unser Knowhow konnten wir in den vergangenen Jahren bei verschiedensten Projekten in Deutschland und europaweit unter Beweis stellen. Wir fördern die Vielfalt von technischen Lösungen und achten auf eine agile und eigenverantwortliche Arbeitsweise, damit unsere Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten und Kompetenzen entfalten können.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Document Controller (m/w/d)
Vertragsbasisdaten: Vollzeit 40h / unbefristet / Arbeitsstandort Essen
2) Verantwortlichkeiten / Tätigkeitsfelder:

Als Document Controller unterstützen Sie unser Team und unsere Kunden bei der Entwicklung und Umsetzung der Anlagenbauprojekte. Das Dokumentenmanagement hat in unserer Firma einen außerordentlich hohen Stellen- und somit Nutzwert, es ist das zentrale Instrument zur Sicherstellung unserer hohen Qualitätsansprüche. Nutzen Sie die Chance die interessante und herausfordernde Zukunft der Energieversorgung aktiv mitzugestalten. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

• Erfassung / Vorklassifizierung von Dokumenten (eingehende und ausgehende) in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Zusammenarbeit mit den Projektteams
• Erfassung der projektrelevanten ein- und ausgehenden E-Mail-Korrespondenz, insbesondere der offiziellen Dokumentenübergaben in jeder Projektphase
• Prüfung auf Vollständigkeit der Metadaten und der formalen Plausibilität für die erfassten Dokumente in Abstimmung mit den Projektteams
• Tracking der ein- und ausgehenden Lieferantenunterlagen / Nachvollziehbarkeit der Revisionsstände durch das Nachhalten der Kommentierungen der verschiedenen Projektbeteiligten
• Abstimmung und Durchsetzung der Qualitätsanforderungen an die ein- und ausgehende Dokumentation sowohl bei den Lieferanten als auch innerhalb des internen Projektteams bei formalen Fehlern (z. B. Formate, Schriftköpfe, Nummerierungen, Absprachen zu Kommunikationswegen etc.)
• Beseitigung formaler Mängel, wie z.B. fehlende Metadaten, Deckblätter, Seitenzahlen sowie inkorrektes Layout, direkt in den nativen Dateien
• Layout bzw. Formatierung im Wesentlichen von MS Word und MS Excel zwecks einheitlichen Erscheinungsbildes
• Zusammenstellung von Dokumentationen (z.B. Genehmigungs-, Inbetriebnahme-, Enddokumentationen) in Papier und digital inkl. Gestaltung der Ordner (Ordnerrücken, Deckblätter, Trennlaschen) im Kundenlayout oder durch Beistellung selbstentworfener Designs
• Erstellung von digitalen Medien und intelligenten digitalen Inhaltsverzeichnissen inkl. der Vergabe einer sinnigen Benennung der Dateien
• Erstellung oder Korrektur von Dokumentenbedarfslisten
• Erstellung von projektspezifischen Vorlagen im Zusammenspiel mit der jeweiligen Projektdatenbank oder Beistellung selbstentworfener Designs
• Lenkung des Dokumentenmanagements während der Bauphase (z.B. für die Inbetriebnahmedokumentation, Abnahmen, Rotstrichkoordination) und deren Verfolgung und Implementierung vor Ort
• Kontrolle des Fortschritts und der Einhaltung von Übergabeterminen und Reporting/Statusverfolgung der zu liefernden (vertraglich vereinbarten = Meilensteine) Dokumentation gem. Dokumentenliste und Durchsetzung gegensteuernder Maßnahmen
• Erstellung/Weiterentwicklung von Projektabwicklungshandbüchern und Verfahrensanweisungen zur Einhaltung des qualitätsgesicherten Dokumentenmanagements
• Erstellung von Spezifikationen hinsichtlich der formalen Anforderungen von digitaler und der Papierdokumentation, Kommunikation dieser an die Lieferanten und Unterstützung der Lieferanten bei der Umsetzung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (m/w/d) oder einen vergleichbaren Abschluss
• Berufserfahrung im technischen Dokumentenmanagement erforderlich, vorzugsweise im industriellen Umfeld, gerne auch aus dem kaufmännischen Bereich
• Erfahrung im Projekt- und Qualitätsmanagement erwünscht
• Kenntnisse in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) erwünscht
• Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Tools (MS Office), sehr gute Kenntnisse in Word, Excel
• Kenntnisse in Access erwünscht
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse erwünscht
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Motivation, Flexibilität und Dynamik sind wichtige Eigenschaften für die ausgeschriebene Stelle.

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team und einem modernen Arbeitsumfeld und modernen datenbankgestützten Softwareapplikationen
• Möglichkeit sich aktiv an der Entwicklung neuer, webbasierter Softwareapplikationen aus dem Bereich Qualitäts- und Dokumentenmanagement zu beteiligen
• Individuelle Einarbeitung
• Attraktive Vergütung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kostenloser Tiefgaragenstellplatz
• Täglich kostenloses Frühstück und Getränke
• Modernes, klimatisiertes Büro

5) Interesse geweckt:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Sie haben noch Fragen, dann richten Sie diese bitte unter Angabe der Stellen-Referenznummer an folgende E-Mail-Adresse: recruiting@p2-engineering.de
6) Allgemein:
Eingehende Bewerbungen werden nur auf Ihre fachliche Qualifikation hin ausgewertet, alle Kandidaten unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Identität, Nationalität, Schwerbehinderung oder Alter werden berücksichtigt.