- Bewerbungsfrist 2. Februar 2025
- Ort Dortmund
Wir sind eine Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Wir betreiben Forschung, beraten die Politik und fördern den Wissenstransfer im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Zudem sind wir in der europäischen Chemikalienregulation tätig und betreiben mit der DASA Arbeitswelt Ausstellung ein Museumshaus zum Wandel der Arbeit. An unseren Standorten Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 Beschäftigte.
Wir suchen am Standort Dortmund für das Sekretariat der Fachbereichsleitung 2 "Produkte und Arbeitssysteme" zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Bürosachbearbeitung (w/m/d)
- bis E 7 TVöD
- Vollzeit/Teilzeit
- unbefristet
Im Fachbereich 2 arbeiten ca. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Themenfeld Produkte und Arbeitssysteme. Der Fachbereich befasst sich mit der sicheren, gesunden und menschengerechten Gestaltung technischer Arbeitsbedingungen. Dabei liegt der Fokus auf Produktsicherheit, technisch-organisatorischen Arbeitsstrukturen und -prozessen sowie der Arbeitsumgebung. Darüber hinaus erforschen wir den Einsatz innovativer Technologien wie bspw. Künstliche Intelligenz im Kontext der Arbeitswelt von morgen.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
- Schriftliche Erledigung von Angelegenheiten des Fachbereichs bzgl. Anfragen und Stellungnahmen
- Zentrale Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) des Fachbereichs nach festen Kriterien
- Unterstützung bei der Haushaltsaufstellung und bei der Budgetprüfung des Fachbereichs
- Unterstützung des internes Berichtswesens der BAuA
- Besucherbetreuung, Erteilen von Auskünften
- Dienstreisemanagement für den Fachbereich
Allgemeine Assistenzaufgaben
- Organisation des Fachbereichssekretariats, z.B. Überwachung von Vorgängen, Entwurf und Anfertigung von Vordrucken zur Erledigung wiederkehrender Vorgänge
- Qualifizierte Sekretariatsaufgaben, wie Terminplanung, Wiedervorlagekalender, Führen von Anschriftenkarteien, Aktenführung und Schriftgutablage, Auszeichnung der Eingangspost, Postverteilung
- Organisatorische Überwachung von Personalvorgängen einschl. Vorbereiten der Arbeiten sowie Führen personalstatistischer Unterlagen, Erfassen von Abwesenheiten
- Vertretung des Sekretariats der wissenschaftlichen Leitung
Ihr Profil
Erforderlich:
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar)
- Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in der öffentlichen Verwaltung / Büroorganisation, idealerweise Vorzimmererfahrung
- Sicherer, selbständiger Umgang mit den Office-Anwendungen Outlook, Word und Excel sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in spezifische Anwendungssoftware
- Schreibfertigkeit, Stilsicherheit in der deutschen Sprache (Level C 2)
Wünschenswert:
- Hohe Flexibilität und ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Loyalität
- Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
- Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
Wir bieten
- Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
- Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
- Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
- Attraktives Entgelt mit Zusatzrente bzw. Besoldung
- Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
- Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)
- Ein engagiertes betriebliches Gesundheitsmanagement
Interesse geweckt?
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung! Unser Selbstverständnis als zertifizierte Arbeitgeberin ist es, für eine familienfreundliche, vielfältige, nachhaltige und chancengleiche Arbeitswelt einzustehen.
Die Gleichstellung von Frau und Mann ist unser Ziel. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.
Auch eine Behinderung sollte Sie nicht hemmen, sich bei uns zu bewerben und uns Ihre Kompetenzen aufzuzeigen. Wir unterstützen ausdrücklich die Ziele der UN-Behindertenrechtskonvention und setzen uns nach Maßgabe des SGB IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes besonders für die Belange von Menschen mit Behinderungen ein. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.
Wie Sie sich bewerben:
Bis zum 02.02.2025 unter Angabe der Kennziffer 68/24 BSB 2.0 über die Plattform www.interamt.de (Stellen-ID: 1243173)
Bei Fragen zum Verfahren können Sie sich gerne an Frau Martina Driller, Tel. 0231 9071 2221 wenden; bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Dr. Thomas Alexander, Tel. 0231 9071 2361.
*[BMAS]: Bundesministerium für Arbeit und Soziales
*[DASA]: Deutsche Arbeitsschutzausstellung
*[w/m/d]: weiblich/männlich/divers
*[ca.]: circa
*[bspw.]: beispielsweise
*[UN]: Vereinte Nationen
*[SGB]: Sozialgesetzbuch
*[ID]: Identifikationsnummer
*[Tel.]: Telefon
